ไม่อยากเหนื่อยในการทำธุรกิจ ต้องเตรียมพร้อมเรื่องเหล่านี้ก่อน

จากบทความที่แล้วที่พูดถึงการทำผลิตภัณฑ์ที่จะ fit in market ว่าจะเลือกสินค้าหรือบริการอย่างไรให้มัน fit in market ให้ได้ ในบทความนี้จะพาไปรู้จักสิ่งที่ต้องเตรียมพร้อมในการทำธุรกิจ เพื่อไม่ให้ผิดพลาดในการทำธุรกิจขึ้นมา ซึ่งมาจากประสบการณ์จริงของผมเอง

เมื่อเราเริ่มต้นธุรกิจเป็นที่เรียบร้อย และมีสินค้าและบริการที่จะเริ่มขายได้แล้วนั้น ไม่สามารถที่จะเริ่มได้เลย หรือเรียกง่าย ๆ ว่า เราไม่สามารถขายสินค้าและบริการได้ตั้งแต่วันที่ 0 หรือ day 1 แต่มีหลากหลายสิ่งอย่างมากที่ต้องมาคิดคำนึงในการทำธุรกิจ ซึ่งถ้าหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ไปได้ จะสามารถทำงานได้อย่างราบรื่น หรือทำให้การแก้ปัญหาระหว่างทางนั้นลดน้อยลงได้ เพราะคนทำธุรกิจเอง ไม่อยากเจอปัญหาระหว่างทางที่จะทำให้ชีวิตชะงักหรือธุรกิจสะดุด แทนที่จะเอาเวลาไปขยายธุรกิจ กลับต้องมาแก้ปัญหาหลาย ๆ อย่างขึ้นมา ซึ่งปัญหาหรือเรื่องที่เตรียมพร้อม ผมจะแบ่งออกมาเป็น 5 เรื่องใหญ่ ๆ ได้แก่ 

1.  ปัญหาการเงิน 

2.  ปัญหาเรื่องเอกสาร

3. ปัญหาเรื่อง Flow หลังบ้าน 

4. ปัญหาเรื่องการผลิต การทำงาน

5. ปัญหาเรื่องคน 

ซึ่งทั้ง 5 เรื่องใหญ่ ๆ นี้จะเป็นเรื่องที่ทุกคนต้องเจอไม่ว่าจะแบบใด แบบหนึ่ง ใน 5 เรื่องนี้จะเป็นเรื่องจากประสบการณ์ของผมเองขึ้นมา 

1. ปัญหาเรื่องการเงิน สิ่งนี้คือเรื่องคอขาดบาดตายของการทำธุรกิจอย่างมาก เพราะมันหมายถึงว่าธุรกิจคุณจะอยู่รอดได้ หรืออยู่รอดไม่ได้ สิ่งหนึ่งที่ทุกคนจะต้องพบเจอคือเรื่องกระแสเงินสดหมุนเวียนในบริษัทหรือในธุรกิจ ภาษาอังกฤษเรียกว่า Cash Flow ซึ่งในทีนี้คุณต้องมีการจัดการเงินหรือกระแสเงินเข้าออกในบริษัทให้ดีอย่างมาก ยิ่งคุณเป็นธุรกิจที่อยู่ระหว่าง Vendor/ Supplier หรือเป็น Agency การที่คุณต้องไปจ่ายเงิน Supplier ก่อนแล้วมาเก็บ Vendor ทีหลังนั้นอาจจะทำให้กระแสเงินของคุณพังพินาศได้เลย เพราะ Vendor จ่ายเงินช้า หรือแม้แต่ การที่คุณเป็นธุรกิจซื้อมาขายไป การซื้อที่ต้องจ่ายเงินเลย แต่ขายต้องรอเงินเข้ามา ทำให้กระแสเงินอาจจะไม่สมดุลได้ สิ่งหนึ่งที่คุณต้องมาคิดคำนวนดี ๆ คือการที่ว่ากระแสเงินสดของคุณพอเลี้ยงบริษัทได้กี่เดือน อย่างที่เคยฟังของ Bill Gates ตอนทำ Microsoft แรก ๆ คือต้องมีเงินเลี้ยงบริษัทได้ 2 ปีหากไม่มีงานเลย อีกเรื่องต่อมาคือเรื่อง Credit Term ทั้งหลาย ธุรกิจคุณไม่ควรจ่ายเงินเลยทันที แต่ควรมีเครดิตในการจ่ายเงินเอาไว้ เพื่อให้เกิดการชะลดการจ่ายของกระแสเงินสดออกไป เคยอยู่องค์กรหนึ่งที่มีฝั่งบัญชี 2 แบบ คือฝั่งเจ้าหนี้และ ฝั่งลูกหนี้ โดยหัวหน้าบัญชีขององค์กรนี้จะบอกว่า เจ้าหนี้มีหน้าที่ตามเงินให้ได้เร็วที่สุดหรือเก็บเงินให้ได้เร็ว แต่ลูกหนี้มีหน้าที่ในการชะลดการจ่ายให้ได้นานที่สุดออกไป เพื่อให้กระแสเงินสดในบริษัทนั้นอยู่ได้นานขึ้น 

2. ปัญหาเรื่องเอกสาร เรื่องนี้คือเรื่องปวดหัวต่อมาในการทำธุรกิจอย่างมาก เพราะเมื่อคุณทำธุรกิจจะมีเอกสารมากมายที่เกิดขึ้น ไม่ว่าจะกรมการค้าภายใน การทำเอกสารไปนำเสนอ Vendor หรือเอกสารทางบัญชี ที่คุณจะต้องเก็บใบเสร็จทุกประเภทเอาไว้ เพราะด้วยการที่มีเอกสารมากมายเหล่านี้ รวมทั้งเรื่องการทำบัญชี โดยเฉพาะบัญชีภาษี รายรับ รายจ่าย เอกสารคงคลัง เอกสารจัดซื้อ จัดจ้าง ทั้งหลายเหล่านี้ การมีตัวช่วยหรือหาคนที่จะมาช่วยดูแลเรื่องนี้แต่แรก ๆ นั้นเป็นเรื่องที่จำเป็น เพราะการคุยกับสรรพากร นั้นไม่ใช่เรื่องน่าสนุกเด็ดขาด หรือการที่เอกสารไม่ครบแล้วเก็บเงินลูกค้าไม่ได้ นั้นก็เป็นเรื่องที่ปวดหัว ปวดใจ หรือแม้กระทั่ง ไปนำเสนองานแล้วแพ้ ก็เพราะเอกสารไม่ครบก็เคยมีมาแล้ว ดังนั้นการมีคนมาดูแลเรื่องเอกสารต่าง ๆ จะช่วยทำให้งานของคุณสบายขึ้นไปเยอะอย่างมาก โดยเฉพาะ เอกสารบัญชี และกฏหมายต่าง ๆ การได้บริษัท คนที่ไว้ใจมาทำจะทำให้งานของคุณเดินได้อย่างสบายทันที 

3. ปัญหาเรื่อง Flow หลังบ้าน ในการทำงาน ถ้าธุรกิจที่คุณทำคนเดียว Flow หลังบ้านอาจจะไม่ซับซ้อน  แต่ก็ยังต้องมีอยู่ดี ไม่ว่าจะ timeline ในการผลิต การทำงาน การตรวจสอบคุณภาพ และการส่งมอบงาน จนถึงการเก็บเงิน ยิ่งบริษัทหรือธุรกิจของคุณมีขนาดเพิ่มใหญ่แค่ไหน การ Flow ที่ดีในการทำงาน จะช่วยให้การทำงานไหลลื่นมาก ๆ ได้อย่างดี การมี Flow ที่ดี คือการมีระบบการทำงานที่ดี หรือมีระบบมาช่วยใช้งาน เพื่อให้มีข้อผิดพลาดที่น้อยที่สุดขึ้นมาได้ โดยควรมีระบบในการจัดหลังบ้านว่า แผนกไหนทำอะไร มีเอกสารการผลิตมายื่นยันการผลิตไหม หรือมีการตรวจสอบงานก่อนส่งมอบงานมากน้อยแค่ไหน การวาง Flow การทำงานที่ดี ทำให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับลูกค้าได้เยอะอย่างมาก เพราะทำให้ได้งานที่ดี คุณภาพที่ดี และส่งมอบทันตามกำหนดได้ทันที 

4. ปัญหาเรื่องการผลิต การทำงาน ปัญหาเรื่องต่อมา เป็นปัญหาชวนปวดหัวอย่างมาก คือปัญหาในการผลิต การทำงานที่จะเกิดขึ้น โดยปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นจะเกิดจากการที่คุณต้องผลิตสินค้า และนำวัตถุดิบเข้ามา หรือสั่งผลิตสินค้าต่าง ๆ แต่ราคาวัตถุดิบกลับไม่นิ่งเลย หรือมีอัตราการเพิ่มราคาขึ้นไปเรื่อย ๆ ทำให้คุณนั้นจะเริ่มมีปัญหาในการผลิตได้อย่างทันที อย่างประสบการณ์ตรงตอนนี้ คือการผลิตกล่องมีราคาสูงมาก เพราะราคากระดาษที่เพิ่มสูง หรือ ขวดที่ทำออกมาขาย ปรากฏว่าไม่มีขายแล้ว จนถึงปัญหาเรื่อง Software ต่าง ๆ ที่ทำออกมา เมื่อระบบที่ไปผูกมีการปรับเปลี่ยน หรือเปลี่ยนแปลงเงื่อนไข จนทำให้ระบบของคุณทำงานไม่ได้ หรือทำงานได้ยากขึ้นอย่างมา  ไม่ว่าจะเป็นระบบมีความซับซ้อนเกินกว่าที่คาดการณ์เอาไว้ การมีแผนสองเพื่อรองรับปัญหาเหล่านี้เอาไว้เป็นสิ่งจำเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะการเข้าใจว่า ธุรกิจของคุณเอง มี Limit หรือข้อจำกัดในการผลิตอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นอัตราการผลิต หรือการทำงานว่ามีจำนวนชั่วโมงในการงานเท่าไหร่ที่จะทำให้ผลิตได้ตรงตามเวลาขึ้นมา เพื่อที่จะทำให้การทำงานนั้นไม่มีปัญหาขึ้นมาได้ การหาข้อจำกัดให้เจอ เรียนรู้ข้อจำกัดนั้น และแก้ปัญหาข้อจำกัดนั้นจะสามารถทำให้ธุรกิจเดินหน้าต่อได้ดีทันที 

5. สุดท้ายคือปัญหาเรื่องคน คือปัญหาที่คลาสสิกอย่างมากในองค์กรหรือในการทำงธุรกิจ เพราะการได้คนทำงานที่ดี ๆ สร้างพลังบวกให้แก่องค์กร หรือพัฒนาองค์กรขึ้นมาได้ นั้นเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากในการที่จะทำให้ธุรกิจโตขึ้นมาได้ ปัญหาของคนนั้นจะเริ่มมาจากการที่ จะหาคนอย่างไร หรือหาคนที่ทำงานดี ๆ ทำงานได้นาน หรือช่วยเราคิดได้อย่างไรขึ้นมา การสัมภาษณ์ การได้ลองงาน การได้พูดคุย หรือการได้ใช้ชีวิตร่วมกันนอกเวลางานนั้นมีส่วนช่วยอย่างมาก การที่เจอคนเหล่านี้เข้ามาทำงานนั้นยากแล้ว แต่การรักษาคนเหล่านี้ไว้เป็นเรื่องยากกว่า เพราะการทำงานมันไม่ใช่แค่เรื่องของคน สองคน แต่เป็นหลานย ๆ คนมาทำงานร่วมกัน การมีบรรยากาศที่ดีจะสามารถช่วยทำงานได้อย่างมาก ซึ่งมาจากการที่มีคนดี ๆ มองเป้าหมายร่วมกันมาทำงานรวมกัน หรือแม้ว่าไม่เข้าใจว่าจะทำไปทำไม แต่ยอมทำตามหรือลองทำตามเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ผู้นำอยากจะไปให้ถึงเป้าหมายนั้นขึ้นมา การร่วมแรงร่วมใจ หรือทำตามเป้าหมายขององค์กรให้ได้อย่างดี ไม่ว่าจะเห็นด้วยหรือไม่ คือการได้คนที่เป็นมืออาชีพมาทำงานอย่างมาก และการได้พนักงานหรือคนที่ทำงานที่เข้าใจเรื่องข้อจำกัดขององค์กร และพยายามแก้ปัญหา หรือช่วยพัฒนาองค์กรไว้นั้นคือส่วนสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจนั้นใหญ่มากขึ้น สุดท้ายการกำจัดคนที่เป็น Toxic ต่อองค์กรนั้นเป็นเรื่องสำคัญ และอย่ารับคนเหล่านี้กลับมาทำงานอีก จากประสบการณ์ตรง ถ้าเป็น Toxic มาก ไม่ว่าจะเก่งแค่ไหน การไล่คนเหล่านี้ออก ส่งผลดีอย่างมากต่อองค์กรมากกว่าการมีคนเหล่านี้อยู่ 

ทั้ง 5 ข้อนี้เป็นเรื่องจากประสบการณ์ตรงที่เกิดขึ้นว่า เมื่อเริ่มธุรกิจจะเจอปัญหาแน่นอน การเตรียมพร้อมรับมือปัญหานี้ไว้ตั้งแต่ต้น จะช่วยทำให้คุณทำงานได้อย่างสบายมากขึ้น และมีเวลาไปทำให้ธุรกิจโต หรือทำให้ธุรกิจนั้นมันดีขึ้น